1С Архив Электронная поставка

"1С Архив" – это специализированная система для долговременного хранения бумажных и электронных документов, предназначенная для организаций любого масштаба, которым важно обеспечить юридически значимое, безопасное и удобное хранение большого объема документов. Она помогает централизовать архив, снизить нагрузку на учетные и оперативные системы и обеспечить соответствие требованиям архивного законодательства.​

Решение ориентировано на коммерческие и государственные организации, которым требуется организовать корпоративный архив для длительного хранения документов, включая кадровые, финансовые, договорные и иные юридически значимые документы. Оно используется для ведения архива в соответствии с требованиями Росархива, управления жизненным циклом документов от помещения в архив до уничтожения и обеспечения возможности их использования в качестве доказательств.​

Преимущества

• Централизованное хранилище бумажных и электронных документов, поступающих из различных информационных систем.​
• Обеспечение аутентичности, достоверности, целостности и пригодности документов для использования на протяжении всего срока хранения.​
• Соответствие требованиям нормативно‑правовых актов по архивному делу и рекомендациям Росархива.​
• Отсутствие ограничений на объем хранимых данных и снижение нагрузки на учетные и документооборотные системы.​
• Расширение возможностей действующих систем электронного документооборота за счет специализированного архивного хранения.​
• Повышение скорости поиска документов и сокращение затрат на бумагу и физическое хранение.​

Основные функции

• Организация долговременного хранения бумажных и электронных документов с обеспечением юридической значимости.​
• Охват полного жизненного цикла документа: прием в архив, хранение, передача, списание и уничтожение.​
• Формирование архивных фондов, описей дел, годовых разделов и отображение дел в иерархии «Фонд – раздел описи – дело – документ».​
• Присвоение архивных шифров документам и делам.​
• Централизованное хранение документов без ограничений по сроку и объему.​
• Ограничение прав доступа к документам, разграничение полномочий и протоколирование действий пользователей.​
• Полнотекстовый поиск по содержимому распознанных копий бумажных документов и поиск по реквизитам учетно‑регистрационных карточек.​
• Каталогизация и классификация документов по фондам, видам, срокам хранения и другим признакам.​
• Хранение электронных документов с электронной подписью и контролем ее валидности.​
• Интеграция с 1С:Документооборот 2.1 и 3.0, а также библиотека интеграции для подключения других систем.​
• Загрузка документов из разных систем и источников (в том числе через zip‑контейнеры) и импорт мастер‑данных (организации, сотрудники и др.).​
• Потоковое сканирование бумажных документов с автоматической привязкой сканов к карточкам по штрихкоду.​
• Версионирование документов, хранение всех версий с возможностью возврата к любой из них.​
• Управление распределенными многотомными хранилищами документов.​
• Выгрузка выбранных документов и дел в каталоги по заданным параметрам.​
• Автоматический подбор документов и дел к уничтожению в соответствии со сроками хранения.​
• Доступ к архиву через веб‑интерфейс для удаленных пользователей.​
• Интеграция с внешними приложениями и системами для обмена документами и метаданными (включая обмен через FTP).​